Voor meer focus en structuur in je drukke werkdag, moet je volgens een ritme werken. Maar begin bij een goede basis door een juiste dagindeling en het bereiken van meer structuur. Dit willen we toch allemaal, maar wat zijn hier praktische tips bij? Regelmatig krijg ik vragen als ‘hoe krijg ik meer structuur in mijn drukke werkweek’? Achter de schermen werk ik hier samen met onze klanten aan via het Social Marketing Coach Traject. Met timemanagement tips, advies over hoe je goed kunt plannen met de juiste planner. Via dit blog wil ik vijf praktische tips met je delen. Tips voor meer focus, bewust te werken aan meer structuur.

Start bij een goede basis

Als je in een goede flow zit lijkt alles vanzelf te gaan. Je kunt snel werk verzetten met veel nieuwe inspiratie. De concentratie aan het begin van je werkdag zal beter zijn. Daarom is het goed om volgens deze informatie, gericht te gaan plannen. Start de dag met belangrijke taken die deze dag af moeten, na de lunch plan je meer taken in die minder concentratie vragen. Als je volgens dit principe gaat werken, zal je in de juiste flow blijven. Probeer je daarom ook zoveel mogelijk op één taak te focussen. Je hebt al je aandacht nodig, maar in de wereld van de snelle social media is dit nog vaak lastig. Ga dus voor een goede basis.

Laat je niet afleiden

Hoe zit het met onze concentratie? In regel laten we in deze snelle tijd ons vaak afleiden. Kijk dus op vaste tijden naar je email, dit zal al veel rust geven. En waar we ons het meest mee afleiden? Ja, dat is en blijft toch onze mobiel en de social media. Leg deze weg, of zet je telefoon op ‘niet storen’. Dit kan zoveel meer rust geven, zodat je de juiste focus kunt behouden. En dat is vaak lastig, voor ons als ondernemers. Maar hier zijn zoveel fijne tips voor. En de belangrijkste tip hier, zet notificaties uit. Dit is hierbij wel de belangrijkste tip. Voor een goede basis in je werkdag zijn dit voor mij vijf gouden regels.

#Tip 1: Zet notificaties uit

Je ziet en hoort de WhatsApps binnenkomen, een nieuwe mail van een klant, of een pushbericht van Facebook. Iedere notificatie is een afleider die ervoor zorgt dat je direct stopt met waar je op dat moment mee bezig bent. Wil je juist concentreren op je taak, dan moet je afleiding uitschakelen. Kijk hierbij wat nu heel belangrijk is. Meldingen voor groepsapps kan je goed uitzetten. Ook mail notificaties zijn niet relevant, je hoeft immers niet direct hierop te reageren. Dus maak voor jezelf afspraken dat je op bepaalde tijden van de dag de mails bekijkt. Twee keer per dag checken is een prima afspraak, voor meer focus.

#Tip 2: Neem op tijd pauze

Na twee uur werken, merk je dat de focus snel minder wordt. Je krijgt minder concentratie of je merkt dat je ogen vermoeid zijn. Vaak kijken we dan snel even op de telefoon, omdat je even wat anders wilt. Dan is het tijd om een pauze te nemen. Na een uur actief werken is het goed om 15 minuten rust te nemen. Ga even koffie halen of doe een kleine activiteit. Een andere plek maakt even je werkgeheugen leeg. Ook bij het werken rondom een deadline, is het belangrijk om op tijd pauze te nemen. Te lang doorwerken geeft snel minder focus, het leidt af en zorgt dat je sneller vermoeid raakt. Dus neem op tijd een korte pauze.

#Tip 3: Gebruik een goede planner

Dit zijn de eerste vragen die ik stel bij een samenwerking. Werk je al met een planner? Om gericht aan een doel te werken, heb je de juiste structuur nodig. Door volgens een planner je taken op te schrijven, ben je hier al bewust mee bezig. Werk je volgens een marketingplan, wil je alle taken behalen? Schrijf het altijd uit in je planner, ook de kleine acties. En als het deze dag niet lukt, plan je het door op een andere dag of in de nieuwe week. Leer om met een planner te werken. Dit geeft goede focus, structuur en het geeft je meer rust. Neem ruim de tijd voor een taak en plan ook pauzes in, net als een lunchafspraak of sport. Door te gaan plannen, krijg je meer overzicht in de drukke werkdag. Leer hiermee te gaan plannen.

#Tip 4: Werk met de 5-minuten regel

Tijdens een drukke werkdag, waarin ik veel mails ontvang werk ik volgens een vaste regel. Ben je al bekend met de 5 minuten regel? Alles wat je binnen vijf minuten kunt doen, doe je direct. Denk aan een mail die je direct kunt beantwoorden. Een snelle actie op een vraag van een klant, geeft een win-win situatie voor beide. De klant kan snel verder, jij kunt weer een actie van je to-do lijst vinken. Dit geeft daarna direct weer fijne rust. Doe dit niet te vaak, eventueel op een vaste tijd per dag. Of juist na een taak waar je klaar mee bent. Plan daarna weer even een pauze in en zorg dat je volgens structuur verder gaat. Werkt dit ook voor jou?

#Tip 5: Bekijk je omgeving

Een fijne werkplek is heel belangrijk. Het kan je rust geven maar ook afleiden. Een werkplek en je omgeving heeft zeker invloed op de werkdag. Wordt je hier snel afgeleid? Werk je alleen of samen met anderen? Een omgeving leidt pas af als er nieuwe prikkels, geluiden in het spel komen. Een opgeruimd bureau geeft rust, dit zal je ook meer focus en structuur geven. Sluit de week af met het opruimen van je bureau. Bekijk je planner en maak je planning voor de nieuwe werkweek. Ook dit geeft rust, om zo na een drukke werkweek van je weekend te genieten. Wees vooral trots wat je deze week weer hebt bereikt!

Zijn dit tips die je nu zelf al gebruikt? Timemanagement tips zijn fijn en praktisch, om goed bij je drukke werkweek te gebruiken. Werken volgens een marketingplan, trainingen met de juiste tips voor meer structuur en overzicht. Deze geef ik via de community  52 Weken Content Marketing, meld je aan en lees wekelijks nieuwe tips. In de volgende blogs zal ik diverse tips verder gaan verdiepen, zodat je nog meer uit een drukke werkdag kunt halen.